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Arbeitsplatz digitalisieren: in 4 Schritten zum papierlosen Büro

25
Aug

2018
SENTINEL

Auf Ihrem Schreibtisch herrscht Chaos. Irgendwo unter einem der Aktenstapel müsste die Auftragsunterlagen liegen. Wahrscheinlich. Wie herrlich wäre ein papierloses Büro! Statt in Aktenschränken zu wühlen, nutzen Sie einfach die Suchfunktion Ihres DMS. Digitalisierung macht es möglich! Wir erklären Ihnen, wie Sie in vier Schritten den Umstieg zum digitalen Arbeitsplatz schaffen und wie SENTINEL Ihnen dabei helfen kann ihre Prozesse zu digitalisieren.

Woran scheitert das papierlose Büro in vielen Unternehmen?

Viele Unternehmen planen den Umstieg auf digitale Archive und papierlose Alternativen. Nicht zuletzt, weil in deutschen Büros viel zu viel ausgedruckt wird: Laut WWF verbraucht Deutschland so viel Papier wie die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen. Das schadet der Umwelt und Ihrem Geldbeutel: Dokumentenverwaltung bedeutet oft viel Recherche-Aufwand für Ihre Mitarbeiter, der vermeidbar wäre.

In der Praxis scheitern solche Vorhaben oft an halbherzigen Umsetzungen. Es mangelt am richtigen Workflow. Dokumente kommen weg und die Software funktioniert nicht so, wie Sie es gerne hätten. Statt produktiver Arbeit herrscht Frust bei den Kollegen. Viele Mitarbeiter schreiben sich hunderte Notizzettel oder legen eigene, kleine Archive an, die sonst niemand versteht. Deswegen ist es wichtig, die Digitalisierung richtig anzugehen.

 

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Strategie

Mit der richtigen Planung und einem System, dass den Wünschen Ihrer Kollegen entgegenkommt, können Sie den Aufwand zur Dokumentenverwaltung reduzieren oder Teilschritte sogar automatisieren. Digitale Lösungen und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind mittlerweile auf die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen eingestellt.

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Weswegen wollen Sie in ein papierloses Büro investieren? Wächst Ihnen der Inhalt der Aktenschränke über den Kopf und Inhalt wird unübersichtlich? Benötigen Sie mobilen Zugriff? Oder wollen Sie in erster Linie effektiver arbeiten und Arbeitsschritte automatisieren und standardisieren? Es gibt verschiedene Ansätze und Programme, die Ihren individuellen Vorstellungen entgegenkommen. Außerdem sollten Sie überlegen, wo der Löwenanteil der analogen Papiere herkommt. Was kann hier digital erfasst werden?

Auf Basis dieser Analyse überlegen Sie sich eine Strategie für den Umstieg. Sinnvoll ist es, wenn alle Kollegen an einem Strang ziehen und bei der Bestandsaufnahme mithelfen: Welche Arbeitsschritte werden durchgeführt? An welcher Stelle werden Dokumente erstellt, bearbeitet und abgelegt? Welche Struktur wird benötigt?

 

Schritt 2: Die Wahl des richtigen Systems Dokumenten-Management-Systems

Damit im Arbeitsalltag kein Frust aufkommt, muss die technische Basis stimmen. Sie können nicht von heute auf morgen Ausdrucke verbannen, wenn es keine gute Alternative gibt. Neben Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Enterprise-Content-Managementsystemen (ECM) stehen auch kleinere Cloud-Lösungen zur Auswahl. Im Idealfall ist die Software besser und praktischer als handgeschriebene Notizzettel, die das Unternehmen durchlaufen.

Sie haben die Auswahl zwischen vielen Lösungen, um Ihre Dokumente zu managen:

  • Ein klassisches Ordnersystem auf den Computern: Altmodisch, aber effektiv: Sie können im lokalen Netzwerk gut durchdachte Ordnerstrukturen anlegen, in denen Sie die Dokumente virtuell abheften. Die digitale Ablage sollte dabei systematisch organisiert sein. Bei dieser Option haben Sie keine Zusatzfeatures und müssen mit der Windows- oder Mac-eigenen Suchfunktion zurechtkommen. Eine Versionierung lässt sich über automatische Backups oder direkt auf dem Betriebssystem, zum Beispiel mit Microsoft Shadow Copys einrichten. Prozesse lassen sich so allerdings nicht lenken.
  • Mobile Geräte mit einer Verbindung zu Evernote wenn es nur darum geht, den ein oder andere Prozess transparenter und schneller zu machen, ohne große Dokumentenpflege, gibt es hierfür spezialisierte Cloud-Anbieter, die genau diese „Aufgabenorganisation“ adressieren.
    Tools wie Evernote oder Trello unterstützen sie im Arbeitsalltag. Sie können über mehrere Geräte hinweg auf Ihre Dokumente zugreifen. Prozesse lassen sich hier zwar planen, aber nicht führen.
  • Spezialisierte Dokumentenmanagementsysteme: Ob Dokumentenmanagement, Archivierung mit Workflows oder gleich Enterprise-Content-Management: Ein gutes System ist Gold wert. Damit das Content-System richtig funktioniert, sollten Sie auch auf OCR setzen. Optical Character Recognition (OCR) erkennt den Text in eingescannten Briefen und Dokumenten und versieht diese mit Schlagworten, die automatisch erkannt werden – eine große Hilfe, um analoge Daten zu digitalisieren und anschließende Automatisierungsvorhaben umzusetzen.

Grundsätzlich müssen Sie ein System finden, das zu den Schritt 1 festgelegten Anforderungen passt. Da das gar nicht so einfach ist, sollten Sie sich genügend Zeit nehmen und sich gut beraten lassen. Die verschiedenen Systeme haben in Ihrem Segment Stärken und Schwächen, wodurch die richtige Auswahl immer Vorteile mit sich bringt. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl der richtigen Software. Sie werden überrascht sein, was mittlerweile alles möglich ist!

 

Schritt 3: Der Weg in die Cloud

Jetzt haben Sie eine Lösung, WIE Sie ihre Unterlage speichern. Jetzt stellt sich noch die Frage nach dem WO.

Mit einer Private Cloud sind Ihre Daten jederzeit verfügbar und sicher. Anstatt eigene IT-umgebungen aufzubauen, können Sie benötigte Ressourcen einfach anmieten. Für eine mögliche Testphase ist es außerdem optimal, dass sich Cloud-Ressourcen in Ihrer Höhe anpassen lassen. Sobald die Testphase abgeschlossen ist, empfiehlt es sich, das System in ein Managed-Cloud Hosting zu überführen. Bei der Managed-Cloud verbinden Sie das beste aus zwei Welten: regelmäßigen und professionellen Service auf Basis von Cloud-Hosting.

Einen Zugriff vom Home-Office gleich mit einzurichten, gehört außerdem zu den Standard-Funktionen, die in einem Cloud-Hosting immer wieder umgesetzt werden.

Auch Backups und digitale Archive lassen sich mit einer Cloud problemlos umsetzen.

Bei SENTINEL sind Ihre sensiblen Daten gut aufgehoben. Wir beraten Sie zu den verschiedenen Cloud-Systemen und finden einen Anbieter, der perfekt zu Ihnen passt. Sie wollen noch mehr Sicherheit? Ihre Private Cloud von SENTINEL befindet sich auf einem Server in unserem Hamburger Rechenzentrum und bietet den höchsten Standard an IT-Security und Verschlüsselung.

 

Schritt 4: Arbeitsabläufe anpassen

Die Infrastruktur steht. Sie haben identifiziert, welche Unterlagen Sie in gedruckter Form benötigen und wo Sie Papier sparen können. Jetzt kommt die wichtigste Phase des Digitalisierungsprojektes: die Umsetzung.

Besonders wichtig ist die Investition in einen guten Scanner. Dokumentenscanner verarbeiten eingehende Dokumente schnell, zuverlässig und stapelweise. Bei billigen Geräten ist die Fehlerquote hoch und die Verarbeitungsgeschwindigkeit niedrig. Als Alternative und bei einer geringen Anzahl von Dokumenten fotografieren Sie die ankommende Post mit dem Smartphone und lassen Sie dann einlesen. Mit der Zeit geht Ihnen das in Fleisch und Blut über – machen Sie sich anfangs keinen Stress, wenn noch nicht alles perfekt funktioniert. Sie und Ihr Team müssen neue Abläufe erst einmal trainieren.

Zudem gibt es für viele Dokumente eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die Fristen lassen sich bei den meisten Systemen berücksichtigen. Viele Systeme können revisionssichere Archive, also unveränderbare Archive erstellen, so dass Sie Originalbelege gegebenenfalls sogar schreddern dürfen.

Tatsächlich lohnt sich auch eine teilweise Umstellung auf ein digitales Archiv. Sie müssen ja nicht komplett auf Papier verzichten – an der richtigen Stelle steigern digitale Prozesse Ihre Effizienz erheblich, ohne dass gleich alle Bereiche übernommen werden müssen.
In jedem Fall gehört zu dieser Phase, eingeführte Arbeitsschritte zu testen und gegebenenfalls noch einmal anzupassen.

 

Fazit: Digitalisierung am Arbeitsplatz ist einfacher als gedacht

Das komplett papierlose Büro ist technisch problemlos umsetzbar. Mit der richtigen Basis und einem starken Rückgrat aus Software, Tools und Scannern können Sie ein digitales Unternehmen aufbauen. Sie sparen Zeit, Geld, Nerven und sehr viel Papier. Selbst, wenn Sie erst einmal nur ein papierarmes Büro anstreben, lohnen sich die Gedanken. Denn bei der Analyse erfahren Sie viel darüber, wie Ihr Unternehmen arbeitet und welche Daten eine Rolle spielen. Und mit diesem Wissen können Sie Ihre Abläufe effizienter gestalten oder sogar automatisieren – ein echter Wettbewerbsvorteil.

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