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Cloud-Telefonie im Home Office

30
Apr

2020
SENTINEL

„Nächste Woche arbeite ich im Home Office. Sie erreichen mich aber unter der gleichen Rufnummer.“ Cloud-Telefonie hat das „Arbeiten 2020“ leichter gemacht. Doch es ist nicht nur die einheitliche Rufnummer, egal wo man arbeitet. Wir haben mal zusammengestellt, was möglich ist, was man braucht und auch was wirklich smart ist.

Das leistet Cloud-Telefonie heute

Wer hätte das gedacht? Als die Telekom beschloss, bis 2018 dem Festnetz vollständig den Saft abzudrehen und auf Voice over IP (VoIP) umzustellen, gab es ein großes Raunen in Deutschland. Doch es dauerte nicht lange und man hatte das liebgewonnene Festnetz vergessen. VoIP begann seinen Siegeszug wie einst das Internet – als es keiner glauben wollte und nun ist es nicht mehr wegzudenken. „Was soll Cloud-Telefonie da noch mehr bieten können?“ fragte man sich.

Cloud-Telefonie setzt noch mehr als einen (Vorteil) drauf. Es beginnt bei der Telefonanlage, die mit der Cloud-Telefonie überflüssig geworden ist. Die steht ab jetzt in der Cloud – genauer: beim Diensteanbieter. Das macht die Technik im Unternehmen wesentlich einfacher.

Mit der Cloud-Telefonie kann man im Home-Office arbeiten, als säße man im Unternehmen. Die vielfältigen Features möchte man am liebsten sofort haben – auch schon im Unternehmen… Hier empfiehlt es, bei der Einführung die Do’s and Dont’s zu beachten, die wir weiter unten im Artikel zusammengestellt haben, damit es perfekt klappt.

Hier die Features, die man sich heute von der Cloud-Telefonie erwarten darf.

1. VoIP – und viel mehr
Cloud-Telefonie leistet alles, was man von seiner VoIP-Anlage gewohnt ist. Dazu gehören die Anzeige und die Unterdrückung von Rufnummern, Konferenzschaltungen oder die Rufumleitung. Die Cloud bietet jedoch weitere Features.

2. Portable Rufnummer
Die portable Rufnummer hatten wir ja eingangs schon angesprochen. Wer es einmal genutzt hat, wird es nicht mehr missen wollen. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Home Office oder im Hotel an Ihrem Laptop, haben das Headset aufgesetzt und telefonieren mit Ihrem Geschäftspartner gerade so, als würden Sie im Office im Unternehmen sitzen. Der Geschäftspartner hat Sie gerade über Ihre gewohnte Rufnummer angerufen und erreicht. Und wenn Sie heute Nachmittag in der Filiale in Stuttgart Ihr Meeting vorbereiten, wird er Sie dort genauso erreichen, wie gerade eben – und den Wechsel des Standorts nicht bemerken.

3. Anbindung an Microsoft Office
Microsoft hat mit „Teams“ eine Verbindung von der Cloud-Telefonie zu Microsoft Office hergestellt. Was das heißt? Für eine bevorstehende Videokonferenz lädt Microsoft Outlook ein. Nach abgeschlossener Planung übernimmt Teams die Steuerung und lässt bis zu 250 Personen an der Videokonferenz teilnehmen.

4. Verschlüsselte Audio- und Videotelefonie
Während das Thema Datenschutz und Sicherheit Diensten wie „Zoom“ gerade mächtig zu schaffen machen, hat Microsoft mit „Teams“ diese Aufgabe von vorne herein mit Bravour gelöst. Die übermittelten Sprach- und Bild-Daten sind safe und vor dem Zugriff Dritter geschützt.

5. Übertragung von Dateien
Auch Dateien lassen sich über den Dienst von Microsoft übertragen.

6. Fax-to-E-Mail
Die virtuellen Telefonanlagen in der Cloud bieten den Fax-to-E-Mail Dienst an. Hier empfängt die Telefonanlage in der Cloud das Fax auf der Faxnummer und wandelt dieses in zum Beispiel ein PDF um. Das PDF wird dann an eine vorgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Dort öffnet der Empfänger das PDF und kann die Faxsendung einsehen.

7. Präsenzanzeige aller verfügbaren Mitarbeiter
Sie erkennen, welche Mitarbeiter derzeit über die Cloud angerufen werden und das Gespräch annehmen können. Vor der Jahrtausendwende war es noch üblich von „nine to five“ im betrieblichen Office zu arbeiten und erreichbar zu sein. Die liebe Work-Life-Balance, die vielen Meetings, Reisezeiten und das Home-Office machen eine durchgängige Erreichbarkeit nicht mehr möglich. Da hilft die Präsenzanzeige schon sehr, zeigt sie doch, wer im Team gerade erreichbar ist.

8. Voicemails
Voicemails sind die Luxusausführung des guten alten Anrufbeantworters, der sich zwischenzeitlich noch als Mailbox das Gnadenbrot verdiente. Die Cloud-Telefonie bietet diese Dienste an. Je nachdem, mit welchem Gerät Sie sich an die Cloud andocken, wird es recht komfortabel. Das iPhone bietet beispielsweise „Visual Voicemails“.

Hier müssen Sie Ihre Mailbox nicht mehr anrufen, um von einer schnarrenden Stimme zu erfahren, dass jemand Sie „gestern-um-sieben-uhr-und-zehn-minuten“ angerufen und eine Nachricht hinterlassen hat, die Sie dann durch Drücken der „2“ abrufen können. Voicemail wird sofort auf das iPhone übertragen. Sie können dann Ihre Voicemails auch ohne Mobilfunkverbindung jederzeit und beliebig oft abhören und das in beliebiger Reihenfolge. Sie sehen auf einen Blick, welche Anrufe eingingen, ohne die Mailbox anrufen zu müssen.

10.  Die Kosten…
Die Anschaffung von Telefonanlagen ist häufig mit hohen Kosten, sowohl für die Hardware, als auch für die Installation und Wartung, verbunden, dazu kommen dann noch die Gesprächskosten des Anbieters. Eine Cloud-Telefonanlage benötigt keine eigene Hardware vor Ort, sie benötigen nicht einmal mehr feste Telefone, eine Internetverbindung und ein Notebook reichen aus, um über ihre Firmenrufnummer telefonieren zu können. Die Abrechnung erfolgt hier pro Nutzer (Nebenstelle) und dazu können Flatrates gebucht werden. Die Gesprächskosten hängen auch hier vom Anbieter ab.

Eine Integration der Cloud-Telefonie in Microsoft Teams ist ebenfalls ganz einfach und ermöglicht weiteren Komfort im Home-Office Betrieb. Interessiert? Rufen sie gerne dazu unsere Spezialisten an: 040 / 226163930

 

Wie verbreitet ist die Cloud-Telefonie in Deutschland?

Das Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC) hat 2013 im Auftrag von NFON eine Studie „Business Telefonie im Umbruch“ erstellt. Damals überlegte jedes dritte befragte Unternehmen in Deutschland, eine Cloud-Telefonie-Lösung in Erwägung zu ziehen. Allerdings trat auch zutage, dass etwa die Hälfte der Befragten weder Anbieter noch Lösungen für Cloud-Telefonie kannten. Im Jahr 2015 hatte sich in einer Umfrage an diesem Drittel „Überleger“ nichts geändert. Nur 7% der Befragten wollten in den folgenden zwölf Monaten zur Cloud Telefonie wechseln.

Im Jahr 2019 hatte sich dann doch ein wenig Bewegung eingestellt. Eine Studie der CIO und COMPUTERWOCHE offenbarte es, die Cloud-Telefonie ist bei etwa einem Drittel der Wirtschaft angekommen.


Quelle: Studie 2019 der CIO und COMPUTER WOCHE, 353 Entscheider in der Region D-A-CH.

Do’s and Dont’s bei der Cloud-Telefonie

So leistungsstark die Cloud-Telefonie ist, so sollte man doch bei der Einführung das Eine oder Andere beachten. Hier unsere Erfahrungen aus den letzten 15 Jahren.

 

Wie breitbandig ist Ihre Anbindung?

Diese Frage hat man sich auch schon bei der Einführung von VoIP stellen müssen. Wer sehr viele Telefonie-Teilnehmer am Standort hat, braucht eine breitbandige IP-Anbindung. Die Standorte im ländlichen Raum haben das in den Anfängen der IP-Telefonie bei der Sprach- und Verbindungsqualität zu spüren bekommen. In den letzten Jahren ist das Thema ziemlich flächendeckend vom Tisch. Um ein Gespräch zu führen reicht der “normale” Hausanschluss, den man von Zuhause kennt, aus.

 

Wie Cloud-fit ist Ihr Netzwerk?

Die Qualität der Telefonie-Verbindung hängt auch vom Firmennetzwerk ab. Wie viel Bandbreite ist da noch frei?

Ein Telefonat benötigt in der Regel etwa 150 kBit/s, wenn in der Firma zehn gleichzeitige Telefonate stattfinden, muss sichergestellt sein das mindestens 1,5 Mbit/s zur Verfügung stehen. Da man als Firma bereits häufig eine gute Leitung hat ist auch dies kein Hindernis. Entscheidend ist hier, wie viel der technisch möglichen Bandbreite übrig bleibt, wenn man die Nutzer mit ihren angeschlossenen PCs und andere Anwendungen abzieht. Die 1,5 Mbit/s müssen dann also noch übrig sein.

Nutzen Sie Teams und halten eine Videokonferenz in HD-Qualität ab, wird ein Vielfaches an Bandbreite benötigt. Spätestens jetzt wird klar: ein „Cloud-Fit“-Check ist in jedem Falle angeraten.

 

Was sind Quality-of-Service-Mechanismen?

Der gerade beschriebene Engpass in der Bandbreite ist nicht so neu. Man hat schon früh erkannt, dass es hier auch technische Lösungen geben sollte, um im Unternehmen ein gerade geführtes Telefonat nicht durch einen unerwarteten Download einer 20MB-Datei im Nebenzimmer abzuwürgen.

Die Lösung heißt in diesem Fall die Priorisierung von Sprachdaten im Netzwerk. Dies wird per Software gesteuert und fällt unter die Quality-of-Service-Mechanismen, welche man am Besten vor der Einführung der Cloud-Telefonie etabliert. Arbeiten Sie im Home-Office, wird dieses Problem sicher seltener auftreten.

 

Gibt es eine fehlerfreie Cloud-Telefonie überhaupt?

Cloud-Telefonie ist nicht so gut wie das alte ISDN, doch perfekt muss die Verbindung gar nicht sein, selbst wenn ein Prozent der Sprachdaten wegfallen, hat man immer noch den Eindruck von einem hochqualitativen Gespräch. Das kippt dann bei etwa fünf Prozent Paketverlusten. Die VoIP-Anbieter arbeiten allerdings auch an neuen Methoden, um etwaige Störungen zu kompensieren und damit die Sprachqualität zu verbessern. Allerdings kennen wir das bereits von unseren VoiP Anschlüssen von Zuhause und das funktioniert sehr gut.

 
Sollte ich die Cloud-Telefonie einführen?

Die besten Antworten (und Rückfragen) dazu haben unsere Experten parat. Rufen Sie ihn jetzt unter 040/226163930 an.

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