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Das Potential von ECM Systemen: Workflows automatisieren

16
Mai

2017
SENTINEL
Blog, Know-How
- Mai 2017
- Keine Kommentare

Wachsende Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Was früher mit einem kurzen Gespräch unter Kollegen geklärt war, unterliegt jetzt einem klaren Prozess mit festen Ansprechpersonen und Entscheidungsträgern. Damit Ihr Unternehmen dabei flexibel und agil bleibt und wichtige Entscheidungen schnell getroffen werden können, hilft Ihnen ein ECM-System dabei, alle Informationen jederzeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Mit dieser Software lassen sich Workflows automatisch erstellen und befolgen – und auch die Dokumentation wird damit automatisiert. Wir erklären Ihnen, wie Sie mit ECM-Systemen in Ihrem Unternehmen effizienter arbeiten können.

Wie können Ihnen ECM-Systeme im Geschäftsalltag helfen?

ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Software sammelt also geschäftliche Inhalte wie Rechnungen, Formulare, Verträge, E-Mails und andere Dokumente und speichert alles geordnet und sortiert ab, damit Sie jederzeit Zugriff darauf haben. Aber ECM-Systeme können noch viel mehr:

  • Erfassung: Daten werden (halb-)automatisch eingegeben oder eingescannt
  • Verwaltung: Die Daten werden Geschäftsbereichen und Prozessen zugeordnet und kategorisiert. Sie können auch festlegen, wer auf die Daten Zugriff hat.
  • Versand: Daten werden gemäß festgelegter Workflows an die Personen gesendet, die sie jeweils brauchen.
  • Speicherung: Eine temporäre Speicherung aller Daten, die nicht langfristig aufbewahrt werden müssen.
  • Archivierung: Gesetzlich gesicherte Langzeitspeicherung von wichtigen Dokumenten.
  • Ausgabe: Daten können jederzeit aufgerufen und verschickt werden.

All diese Aufgaben helfen dabei, den Verwaltungsapparat und den Aufwand, der mit jeder wirtschaftlichen Handlung verbunden ist, zu verschlanken. Ihr systematisch aufgebauter Datenspeicher arbeitet reibungslos und verbindet verschiedene Aufgabenbereiche miteinander. Denn im Alltag geht sonst viel Zeit zwischen inkompatiblen Softwares verloren – ein ECM allerdings fasst Prozesse an einer Stelle zusammen.

Automatisierte Workflows: Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

ECM-Systeme können sehr viel leisten. Aber um die Software optimal zu nutzen, benötigen Sie natürlich passgenaue Lösungen für Ihre Bedürfnisse. Automatisierte Workflows sind praktisch – aber wie kann das im Alltag aussehen? Ein Beispiel:

Sie betreiben einen florierendes Unternehmen für hochwertige Produkte aus Edelstahl. Um reibungslos zu funktionieren, braucht Ihre Werkstatt Rohstoffe. Das ECM hat die aktuellen Bestände gespeichert und meldet sich automatisch in der Einkaufsabteilung, wenn die Lager leer werden. Ist die Bestellung schon auf dem Weg, erkannt das ECM auch das und rechnet das in die Bestandszahlen ein. Damit assistiert das Programm Ihren Mitarbeitern und hilft dabei, dass alle Kollegen immer den vollen Durchblick haben, weil alle Daten zentral verwaltet werden. Das funktioniert nicht nur lokal, sondern macht auch die Zusammenarbeit über große Entfernungen leichter.

Das Workflow-Management hilft dabei, dass Daten immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Damit kann Ihr Unternehmen agile Entscheidungen treffen, die auf den jeweils aktuellen Zahlen basieren – ohne lange nach den passenden Datensätzen suchen zu müssen.

Fazit: Moderne Geschäftsprozesse selber gestalten

Sie selber wissen am besten, welche Prozesse Ihr Unternehmen braucht. Wenn Sie es sich vorstellen können, dann kann Ihnen ein ECM-System auch dabei helfen und Ihnen assistieren. Sie selbst bestimmen den Grad der Automatisierung und welche Prozesse wie funktionieren. Ein optimal angepasstes ECM erleichtert Ihren Arbeitsalltag und hilft bei der Datenarchivierung und der zentralen Verwaltung.

Wir helfen Ihnen gerne beim Aufbau von Workflows und der Dokumentation von Prozessen. Damit ist Ihr betrieblicher Wissensspeicher gut organisiert und Sie benötigen weniger Zeit für effektive Entscheidungen.

 

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