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E-Mail Archivierung für Unternehmen – GoBD konform

19
Jul

2017
SENTINEL
SENTINEL IT-Blog: Know-How
- Jul 2017
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Tagtäglich flattern unzählige E-Mails über Ihren Server. Unternehmensinterne Kommunikation, Gespräche mit Kunden und Auftraggebern, Rechnungen, Verträge und auch private Mails gehören zum Geschäftsalltag dazu. Aber wussten Sie schon, dass Sie Ihren virtuellen Briefverkehr rechtssicher archivieren müssen? Die GoBD regeln genau, wie Sie agieren müssen. Wir erklären Ihnen, wie Sie E-Mails GoBD-konform sichern und speichern und welche Möglichkeiten Sie dabei haben.

Wofür steht GoBD und warum müssen Sie E-Mails archivieren?

GoBD ist die Abkürzung für einen Namen, der bürokratischer kaum sein könnte: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Diese Bandwurmbezeichnung umfasst allerhand Regeln für Unternehmer in Deutschland, die sich rund um die Archivierung von Daten drehen. Finanzverwaltungen, Wirtschaftsverbände, Bundesländer und der Bund selbst haben sich zusammengeschlossen, um einige Richtlinien für die Rechtssicherheit virtueller Dokumente aufzustellen.

Zu diesen Grundsätzen zählt unter anderem auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails. Die Grundsätze sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch achtet das Finanzamt verstärkt auf die Anwendung der Regeln. Sollten relevante E-Mails nicht richtig abgespeichert sein, kann das durchaus böse Konsequenzen haben.

Müssen wirklich alle E-Mails archiviert werden?

Warum müssen E-Mails GoBD-konform gespeichert werden? Im digitalen Zeitalter drehen sich viele Fragen um die richtige Aufbewahrung von Verträgen. Vor allem, wenn Sie mit einem Kunden oder Dienstleister Vertragsdetails per Mail besprochen haben, muss der gesamte Gesprächsverlauf nachvollziehbar gespeichert sein. Und auch steuerlich relevante Informationen, speziell Rechnungen, müssen für das Finanzamt einsehbar sein. Die GoBD vereinheitlicht hier die nötige Vorgehensweise. Um auf der wirklich sicheren Seite zu sein, müssten also so gut wie alle geschäftlichen Mails gespeichert werden. Technisch ist es für den Server kein Problem, jede eingehende und ausgehende Mail automatisch zu archivieren.

Das wird spätestens dann zum Problem, wenn Mitarbeiter ihre E-Mail-Accounts auch für die private Kommunikation nutzen. Aus Datenschutzgründen sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass alle E-Mails archiviert werden. Um sich rechtlich abzusichern, lassen Sie Ihre Mitarbeiter am besten ein Formular unterschreiben, welches Ihnen ermöglicht, persönliche Daten zu archivieren.

5 Merksätze, um E-Mails GoBD-konform zu speichern

  1. Gespeichert wie gesendet

    Leider dürfen Sie eine E-Mail mit einer Rechnung nicht einfach ausdrucken. Alles muss so gespeichert werden, wie es gesendet wurde – wenn Sie also etwas elektronisch übermittelt bekommen haben, müssen Sie es auch elektronisch speichern.

  2. Dateien dürfen nicht verändert werden

    Sie haben eine Rechnung im Anhang einer Mail erhalten? Dann muss sie exakt in dieser Form unveränderbar archiviert werden. Um hier wirklich rechtssicher zu sein, sollten Sie ein Dokumenten-Management-System nutzen, welches PDF-Dateien oder andere Formate direkt nach Eingang “wegsperrt”.

  3. Volltextsuche muss möglich sein

    Über die Volltextsuche müssen externe Prüfer jederzeit Zugriff auf die Inhalte aller Mails haben. Das bedeutet auch, dass zum Beispiel keine Screenshots oder Scans erlaubt sind, die man nicht durchsuchen kann.

  4. Alle Mails müssen zugeordnet sein

    Die Indexierung und Ordnung der Dokumente und Dateien muss gegeben sein, damit das Finanzamt jederzeit findet, was es sucht. Jede E-Mail muss klar einem Geschäftsvorfall zugeordnet sein. Auch hier hilft ein Managementsystem für die virtuelle Buchführung.

  5. Das System muss nachvollziehbar sein

    Sie verstehen vielleicht Ihr persönliches Ablagesystem, aber es muss auch für externe Prüfer durchsichtig und verständlich sein. Dabei hilft eine aufgeschriebene Anleitung mit Informationen über Ihr Archivsystem.

 

Fazit: Mit E-Mail-Archivsystemen sind Sie auf der sicheren Seite

Wir können Sie beruhigen: Die GoBD-Regeln sehen auf den ersten Blick extrem komplex aus, aber tatsächlich geben sie Ihnen hilfreiche Grundsätze an die Hand, um Ihre relevanten Daten sicher zu verwahren. Das Archivieren von E-Mails ist nicht nur hilfreich, wenn sich das Finanzamt anmeldet, sondern kann auch betriebsintern für mehr Klarheit sorgen. Und selbst, wenn Sie die GoBD-Regeln nicht bis ins Kleinste verfolgen können oder wollen, ist das kein Drama: Problematisch wird es nur dann, wenn wegen der fehlenden Archivierung strittige Details zu einer Rechnung fehlen oder die nachvollziehbare Kommunikation unvollständig ist. Und selbst dann drohen keine Strafen, sondern maximal eine eigene Einschätzung des Finanzamts zu Ihrer Steuerlast. Mit Archivsystemen sind Sie trotzdem auf der sicheren Seite und verlieren nie den Überblick. Je nach Mailserver und Mailprogramm gibt es verschiedene Hersteller bzw. Produkte. Preislich liegen die verschiedenen Softwareprodukte bei kleineren Abnahmemengen bei ca. 30€ pro Benutzer pro Jahr, bei größeren Benutzerzahlen sinken die Preise teilweise auf unter 10€ pro Benutzer. Zusätzlich muss das benötigte Speichervolumen berücksichtigt werden.

Die optimale Archivierungssoftware und den genauen Bedarf sollten Sie zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister ermitteln. Wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten Dienstleister sind, freuen wir uns natürlich, wenn Sie auf uns zukommen.

Weiterführend können Sie mit einem ECM (Enterprise Content Management) auch Ihre Geschäftsprozesse optimieren – und die Archivierung ist quasi inklusive. Mehr zu den Vorteilen eines ECM-Systems lesen Sie HIER.

 

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