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IT-Budgetplanung im Mittelstand: Was kostet IT?

21
Jan

2018
SENTINEL

Können wir dieses Jahr neue PCs kaufen? Wann sollten wir das Betriebssystem erneuern? Und gibt es noch Geld für eine kleine technische Neuerung, die uns den Arbeitsalltag erleichtert? Eine IT-Kostenplanung gibt Auskunft über diese Fragen. Mit einer durchdachten Struktur haben Sie einen klaren Fahrplan für Investitionen, laufende Kosten und Neuanschaffungen. Sie planen Ihre IT langfristig und zukunftssicher – ohne Investitionsstau, der im schlimmsten Fall Ihre veraltete IT-Technik in den Abgrund reißt. Was kostet moderne IT? Um diese Frage zu beantworten, haben wir uns alle Teile einer IT-Budgetplanung für KMU näher angesehen.

Laufende Kosten: Serviceverträge, Lizenzen und Wartung

Ein Großteil des IT-Budgets fließt in die laufenden Kosten. Dazu zählen die Personalkosten, Lizenzverträge für Software oder die Kosten für geliehene Hardware. Viele Programme für Geschäftskunden basieren auf einem Abo-System mit monatlichen oder jährlichen Zahlungen.

Eine genaue Aufstellung über die monatlichen Kosten ist die Basis für eine gute IT-Finanzplanung. Wiederkehrende Kosten betreffen aber mehr als nur die Software: Computer und Server müssen regelmäßig gewartet und repariert werden. Ein Kontingent für Ersatzteile und technischen Support schont Ihr Budget in Notfällen.

Hardware- und Software – regelmäßiger Austausch ist ein Muss!

Für viele Unternehmen sieht die Investition und neue Geräte und Programme so aus: Wenn ein Computer streikt, muss er ausgetauscht werden. Wenn eine neue Software auf dem uralten Betriebssystem nicht mehr funktioniert, ist die Zeit für den Wechsel gekommen. Warum in neue Programme investieren, wenn das bestehende System noch läuft?

Dabei übersehen viele Geschäftsführer, dass eine durchdachte Turnus-Planung sogar Geld sparen kann. Denn der Umzug auf schnellere Computer oder der Einsatz eines aktuellen OS hilft Ihnen dabei, überraschende Kosten zu vermeiden, Ihre Daten sicherer zu machen und täglich reibungsloser und produktiver zu arbeiten. Der Austausch von Systemen die 3 Jahre alt sind, erzeugt außerdem weit weniger Aufwand als bei Systemen die deutlich älter sind.

Mit dem regelmäßigen Austausch Ihrer Systeme ersparen sie sich dazu einen Investitionsstau, der Ihr IT-Budget mit unkontrollierbaren Migrations- und Servicekosten für mehrere Jahre überstrapaziert. Die klare Empfehlung lautet daher: Planen Sie Ihre Laufzeit und tauschen Sie entsprechend aus.
Bei einer Laufzeit von 3 Jahren sollten Sie jedes Jahr ein Drittel Ihrer Systeme tauschen. Bei 4 Jahren Laufzeit entsprechend ein Viertel. Fünf Jahre oder mehr sollten IT-Systeme in der Regel nicht betrieben werden, weil dann der Aufwand wieder deutlich steigt.
Planen Sie also nicht nur die Hardwareinvestition, sondern berücksichtigen Sie die Laufzeit und den Aufwand für einen geregelten Austausch.

IT-Budget: Platz für neue IT-Projekte

IT entwickelt sich immer weiter. Mittlerweile sind cloudgestützte Technik und innovative Ideen im Mittelstand angekommen: Auch ein kleines Unternehmen kann mit zielgerichteten Investitionen an der Spitze der technologischen Entwicklung stehen. Die Digitalisierung treibt die Effizienz des deutschen Mittelstandes voran und sichert marktführende Positionen.

Mit kleinen Schritten schafft man einen weiten Weg: Wenn Sie jedes Jahr ein oder zwei neue IT-Projekte in die Kostenplanung einberechnen, sind Sie auf der sicheren Seite. Planen Sie auch hier die Investitionen auf eine bestimmte Laufzeit. Auch Software, die Sie heute einsetzen, bedarf in ein paar Jahren einer neuen Betrachtung.

Ins Budget gehören aber nicht nur die Anschaffungs- und Installationskosten: Das IT-Budget muss auch die Mitarbeiterschulungen und die ersten Einweisungen abdecken. Damit können Ihre IT-Mitarbeiter sicherstellen, dass alle Kollegen den Umgang mit den neuen Systemen beherrschen – das reduziert von vornherein Probleme mit falscher Handhabung.

Outsourcing: Die Alternative zur eigenen IT-Kostenplanung

Die eigene IT-Kostenplanung kann unübersichtlich sein. Ein PC-Notfall, der umfangreiche Data-Recovery erfordert, und das Jahresbudget ist hinüber. Mit einem Managed Service haben Sie transparente, planbare Kosten vor sich, die sich im Laufe des Jahres nicht ändern.

Ein Cloud-Provider an Ihrer Seite zahlt sich aus: Sie haben kein Risiko mit hohen Einmalinvestitionen, sondern mieten sich einfach Rechenkraft und Speicherplatz. Damit bleiben Sie flexibel und halten das IT-Budget übersichtlich. Stattdessen können Sie in maßgeschneiderte Lösungen investieren, die Ihr Unternehmen im Geschäftsalltag unterstützen.
 

Fazit: IT-Investitionen zahlen sich aus – die Planung macht’s möglich

Das IT-Budget schafft im Bestfall den Spagat zwischen neuen Investitionen und der Wartung Ihrer bestehenden Systeme. Mit einem guten Plan für die nächsten Jahre können Sie gezielt alte Hard- und Software ersetzen.

Bei der IT-Kostenplanung gibt es einige Faktoren, die Sie bedenken sollten. Eine mögliche Aufteilung sieht so aus:

• 30 % des Budgets decken Lizenzverträge und Wartungskosten ab.
• 30 % des Budgets gehen in den Austausch alter Systeme.
• 30 % des Budgets fließen in neue Projekte.
• 10 % des Budgets sind eine Reserve für Notfälle und dringende Investitionen.

Was gute, zukunftsfähige IT kostet, lässt sich pauschal nicht beantworten. Das kommt natürlich auf Ihre Anforderungen und Wünsche an die Technik an. Mit cloudgestützten Services können Sie eventuell Kosten sparen und sich die Budgetplanung erleichtern. Außerdem haben Sie dadurch Zugriff auf die neuesten Innovationen für Ihr Unternehmen – ganz ohne eigene Investition. Aber insbesondere, wenn Sie nicht auf entsprechendes Outsourcing setzen, ist es wichtig, das Budget korrekt zu planen. Sonst sparen Sie ungewollt an Ihrer IT und erzeugen indirekt hohe Betriebskosten durch die eingesparten Investitionen.
 

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