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IT-Hardware: Leasing oder selber kaufen – was lohnt sich für Ihr Unternehmen?

24
Jan

2019
SENTINEL

 

Wenn es um neue Computer für das ganze Unternehmen geht, sprechen wir oft über riesige Summen. Da wundert es nicht, dass viele Mittelständler die Investition in die IT-Hardware lange vor sich herschieben. Aber es gibt eine kostengünstige Option: IT-Hardware-Leasing nimmt Ihnen die hohen Anschaffungskosten ab und ersetzt sie durch planbare, monatliche Kosten. Bei uns erfahren Sie, ob sich das Modell für Ihr Unternehmen lohnt.

Hardware-Leasing: So funktioniert das System

Hardware-Leasing für Unternehmen funktioniert ähnlich wie der Mietvertrag für einen geleasten Firmenwagen. Statt eigene Geräte zu kaufen, mieten Sie die benötigten PCs, Server, Bürogeräte und Infrastrukturhardware einfach bei einem spezialisierten Anbieter.

Die Abrechnung erfolgt auf monatlicher Basis – je nachdem, wie viele und welche Geräte Sie mieten. Um zu gewährleisten, dass sie Ihre Hardware den gesamten Leasingzeitraum über nutzen können, ist es ratsam die Hardware mit entsprechendem Support auszustatten. Jeder Hardware Hersteller bietet eine Erweiterung, beziehungsweise Upgrade-Option für den Support der Geräte an. Diese Kosten können sie dann mit im Leasing unterbringen, dies erhöht nur geringfügig die monatliche Leasingrate, sorgt aber dafür, dass im Falle eines Ausfalls ein schneller Austausch garantiert ist.

Die große Frage ist dabei natürlich, was nach dem Ende der Vertragslaufzeit mit der Hardware und den (potentiell sensiblen) Daten passiert, die sich auf den Computern und Servern befinden. Die Hardware kann im Anschluss an den Vertrag abgekauft werden, oder muss an den Leasing Partner zurückgegeben werden. Die Festplatten müssen vor Rückgabe professionell gelöscht werden. Nach Ablauf des Vertrages stellt ein neuer Leasingvertrag sicher, dass sie wie gewohnt weiter arbeiten können. Die IT-Infrastruktur dahinter können Sie selbst managen oder an einen Cloud-Partner outsourcen.

 

Eigene Hardware ist oft vom Investitionsstau betroffen

Ein Unternehmen muss mit den Ressourcen arbeiten, die es hat. Bei der IT-Planung spielen darum viele Faktoren eine Rolle. Können wir uns aktuell die Investition in neue PCs leisten? Welche Hardware lohnt sich für unsere Arbeit? Haben wir genug Freiraum in der Terminplanung, um eventuelle Startschwierigkeiten mit den neuen Geräten abzufedern? Da verwundert es nicht, dass viele Unternehmen von einem Investitionsstau in der IT betroffen sind.

Theoretisch sollten die Desktop-PCs alle drei bis vier Jahre durch neue Geräte ersetzt werden. Die Praxis sieht oft anders aus. Im Mittelstand kommen die Investitionen dann in der IT-Abteilung an, wenn noch Geld übrig ist. Und selbst dabei ist es schwierig, die Anforderungen der Nutzer mit der Kostenvorstellung aus dem Management zu vereinbaren.

Wann lohnt sich der Kauf eigener IT-Hardware?

Eigene Hardware schafft klare Verhältnisse. Die Besitzansprüche liegen ganz klar beim Unternehmen und im Zweifelsfall können Sie die Geräte nutzen, bis sie auseinanderfallen. Auch, wenn das natürlich keine gute Idee ist, bietet die klassische Lösung Sicherheit. Beim Leasing müssen Sie die Hardware zurückgeben, sobald der Vertrag endet. Gekaufte Server und PCs gehören Ihrem Unternehmen für immer. Sie können sie nach der Nutzungsdauer weiterverkaufen, um einen Teil der Ausgaben wieder einzunehmen.

Rein steuerlich betrachtet lohnt sich die Anschaffung von Hardware dann, wenn Sie diese über den gesamten Abschreibungszeitraum hinweg nutzen. Dieser Artikel aus der Computerwoche rechnet anhand von vier Beispielen durch, dass der Kauf von IT-Hardware unterm Strich günstiger sein kann – zumindest für große Unternehmen.

 

Laufende Kosten statt großer Investitionen: Hardware-Leasing bietet viele Vorteile

Leasing schafft finanzielle Freiräume. Statt die IT-Modernisierung an die Quartalszahlen anzupassen und dann zu investieren, wenn es gerade in die Planung passt, können Sie die Miet-Hardware monatlich als Betriebsausgabe absetzen. Sie müssen nichts vorfinanzieren, sondern verteilen die Kosten gleichmäßig auf den Nutzungszeitraum.

Aber das Konzept bietet auch ganz praktische Vorteile: Wenn der Drucker streikt oder ein PC nicht mehr funktioniert, kümmert sich der Hersteller um die Reparatur oder den Ersatz. Das muss im vornherein beim Kauf der Hardware mit dem Hersteller vereinbart werden, indem sie entsprechenden Support gleich der Leasinglaufzeit dazu kaufen. Der Leasingvertrag selber schützt natürlich nicht vor Hardware ausfällen, sondern erleichtert nur ihre Finanzierung. Mit einem geeigneten Partner können sie Ihre Geräte dann alle 3 bis 4 Jahren austauschen und stellen so sicher, dass sie immer neue und zuverlässige Hardware vor Ort haben.

Zusätzlicher Vorteil: Sie wissen ganz genau, welche Geräte sich wo im Einsatz befinden. Diese Transparenz in der Anlagenverwaltung ist besonders in Lizenzfragen extrem hilfreich.

Für welche Unternehmen lohnt sich Leasing?

Leasing setzt eine gewisse Planung voraus, oftmals lassen sich allerdings die Kosten für den zukünftigen Bedarf an IT Hardware nur schwer planen. Gerade Unternehmen die immer weiter wachsen stellt das vor eine Herausforderung, da immer mehr und schnellere Hardware benötigt wird. Wenn die Kosten nicht planbar sind, lässt sich mit Leasing die Investitionssumme auch  auf laufende Kosten verteilen. Damit kann das Unternehmen eventuelles Wachstum vorfinanzieren und die Hardware Stückweise bezahlen. Und so auch im Vorfeld bereits stärkere Hardware beziehen ohne direkt riesige Summen zahlen zu müssen.

Besonders für IT-Lastige Unternehmen, bei denen IT-Hardware z.B. Bestandteil der angebotenen Services ist können hier Investitionen getätigt werden, die sich erst nach 20 Monaten rentieren. Leasing ist einfacher als normale Kredite, weil spezielle Leasingbanken den Wert der IT-Hardware berücksichtigen, so dass in manchen Fällen beispielsweise im Leasing nur 95% der Investitionssumme zurück gezahlt werden müssen.

Die Vorteile? Sie entzerren die großen Investitionslawinen in der Bilanz und können in vielen Fällen sogar Geld sparen.

Langfristige Planung lohnt sich: wenn Unternehmen in größeren Stückzahlen bestehende Hardware austauschen, erreichen Sie oft bessere Preise beim Hersteller und auch bessere Leasing-Konditionen.

 

Fazit: Hardware leasen oder kaufen: Die richtige IT-Strategie für Ihr Unternehmen

Veraltete Hardware stellt den Mittelstand vor große Probleme. Denn nicht nur die Nerven der Mitarbeiter leiden unter langsamen PCs. Ältere Hardware benötigt ältere Software, für die es entweder keinen Support mehr gibt oder für die Sie die Lizenzen ständig verlängern müssen – und das kostet bares Geld. Teilweise steigt aufgrund höherer Laufzeiten auch das Ausfallrisiko oder die IT-Sicherheit nimmt ab, weil keine Updates mehr verfügbar sind. Beim Leasing gibt es diese Probleme nicht. Zudem bietet Ihnen gemietete Hardware viele weitere Vorteile. Allein schon die Tatsache, dass Sie mit topaktuellen Geräten arbeiten, ist für viele Mitarbeiter eine große Motivation. Aber Sie gewinnen auch mehr Freiraum in der Kostenplanung und müssen sich um weniger Aspekte selber kümmern.

 

Sie suchen nach Wegen, Ihre IT aktuell zu halten und dabei im Idealfall noch Kosten zu sparen? Mit einem Partner im Cloud Service nutzen Sie externe Ressourcen, um flexibler zu arbeiten. Wir beraten Sie gerne, wie Sie mit Hardware-Leasing noch schlanker und agiler werden.

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