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Langzeit-Datenarchivierung für Unternehmen

25
Apr

2017
SENTINEL
SENTINEL IT-Blog: Know-How
- Apr 2017
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Datenarchivierung ist mit den neuen gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung von relevanten Dateien zur Chefsache geworden. Aber was genau bedeutet das jetzt für Sie und Ihr Unternehmen? Welche Sicherheitsmaßnahmen müssen Sie treffen, um den neuen Gesetzen gerecht zu werden und bei einer Betriebsprüfung zu glänzen?

In unserer Serie zum Thema IT-Sicherheit in kleinen und mittelständischen Unternehmen finden Sie dieses Mal alle Fragen und Antworten rund um das Thema GoBD und die Regelungen zur Langzeit-Datenarchivierung.

Was sind die GoBD?

Seit dem 01. Januar 2017 gelten die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Hinter dem etwas umständlichen Namen verbirgt sich ein Regelkatalog aus dem Finanzministerium, der sich ganz um die Regelungen zur digitalen Aufbewahrung von Geschäftsdaten dreht.

Da heute eben nicht mehr alle Rechnungen, Schriftverkehre und Geschäftsunterlagen ausgedruckt in riesigen Ordnern verwahrt werden, sondern die meisten wichtigen Geschäftsbriefe online vorliegen, wollte der Gesetzgeber hier Klarheit schaffen – und nun liegt es bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen, diese Forderungen auch umzusetzen.

Welche Daten müssen archiviert werden?

Die GoBD betreffen jedes Unternehmen, welches buchführungspflichtig ist. Dokumente, die als Geschäftsbriefe zählen oder steuerlich relevant sind, müssen nun ordnungsgemäß archiviert werden. Das gilt für digitale und analoge Schriftstücke gleichermaßen.

Die Archivierung betrifft neben Dokumenten wie Rechnungen, Geschäftsbriefen und Verträgen auch E-Mails – denn schließlich können sich auch hier Details zu einem Angebot verstecken oder steuerrelevante Regelungen getroffen worden sein. Sollte es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommen und steuerrechtliche Dokumente können nicht vorgelegt werden, dann schätzt das Amt die Umsätze – und das geht häufig zulasten des Unternehmens.

Wichtig ist: Die Daten müssen „maschinell auswertbar“ aufbewahrt werden – sprich: Digital.
Die Dokumente müssen für mindestens sechs bis zehn Jahre gesichert werden und dürfen in der Zwischenzeit nicht verändert werden – hier gelten dieselben Regeln wie für die klassische Buchführung, die natürlich auch GoBD-konform sein muss.

Welche Regeln gelten für die Archivierung von E-Mails?

Auch E-Mails zählen zu den Geschäftsbriefen. Sie unterliegen deswegen auch den GoBD und müssen bis zu 10 Jahre lang unverändert gespeichert werden. Wichtig dabei: Die richtige Aufbewahrung, inklusive Signatur und Zeitstempel, damit man sie schnell wiederfinden kann. Die revisionssichere Speicherung und Archivierung von E-Mails ist nicht nur bei einer Betriebsprüfung essenziell – auch im Arbeitsalltag haben Sie damit langfristig Zugriff auf die Inhalte Ihrer Kommunikation.

Ein digitales Archivsystem ist daher nicht nur für offensichtliche Geschäftsunterlagen und die Buchführung wichtig, sondern auch E-Mails brauchen einen festen, sicheren Speicherplatz. Welche Möglichkeiten haben KMU, um hier den neuen Regeln gerecht zu werden?

Welche Methoden gibt es zur Langzeit-Archivierung von Daten?

Als Unternehmer müssen Sie Ihre Bücher und Unterlagen im originalen, unveränderbaren Zustand lagern. Früher hat man sie dazu einfach ausgedruckt und archiviert. Heute erledigt ein DMS diese Aufgabe. Document Management Systems (oder eben: DMS) sind digitale Archive, die teilweise sogar automatisiert für Ordnung sorgen und Ihre Dateien sicher speichern.

Die Software verfügt über eine Datenbank, in der die Dateien abgelegt werden können. Metadaten wie digitale Signaturen, Tags oder Timestamps erleichtern die Auffindbarkeit und werden den gesetzlichen Anforderungen gerecht. Denn einmal im DMS können die Unterlagen nicht mehr verändert werden – genau so, wie das Gesetz es fordert.
Bei einer Betriebsprüfung spielen Sie die gesamten Vorteile Ihres DMS aus: Die Archivierten Daten lassen sich als Export ausgeben und an den Prüfer übergeben – der Aufwand Ihrerseits ist minimal und der Prüfer schnell zufriedengestellt.

Besonders interessant ist, dass das DMS auch ERP-Integrationsmöglichkeiten bietet. Damit verbinden Sie die notwendige Archivierung mit reibungslosen Abläufen im Geschäftsalltag.
 

Fazit: Datenarchivierung im Unternehmen – ein Plus an Sicherheit

Es führt kein Weg daran vorbei: Belege müssen aufbewahrt werden. Wenn ein Schriftstück etwas mit der Buchführung zu tun hat, dann unterliegt es mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch den GoBD-Regeln.

Damit Sie von der Archivierungspflicht nicht ausgebremst werden, bietet sich ein automatisches DMS an, das wir gerne an Ihren Bedürfnissen ausrichten und individuell für Sie anpassen. Auch die Speicherung der Dokumente in der Cloud ist eine sichere Variante, mit der Sie immer auf der sicheren Seite sind. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl der passenden Langzeit-Dokumentenarchivierung und unterstützen Sie bei dem Prozess, Ihre Daten GoBD-konform zu speichern!

 

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