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Microsoft Office365: Vorteile und Nachteile für Unternehmen

09
Nov

2017
SENTINEL
SENTINEL IT-Blog: Know-How
- Nov 2017
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Microsoft Office365: Vorteile und Nachteile für Unternehmen

Laut Microsoft ist es “die einfachste Art der Zusammenarbeit”: Office365 hat zahlreiche Unternehmerherzen im Sturm erobert. Das flexible System von Microsoft verspricht eine Mischung aus Online-Anwendungen, Cloud-Storage und professionellen E-Mail-Lösungen für Unternehmen und Privatpersonen. Aber es hagelt Kritik: Sind die Server von Microsoft wirklich sicher vor inländischen und ausländischen Zugriffen? Wir haben die Vorteile und Nachteile von Office365 zusammengestellt und helfen Ihnen bei der Suche nach dem idealen Service-Provider für Ihr Unternehmen.

Was ist Office365?

Flexibel und immer aktuell: Managed-Cloud Services geben Unternehmern mehr Freiheiten im IT-Bereich. Natürlich wollen da die großen Player mitspielen. Office365 ist die Antwort von Microsoft für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine preisgünstige Office-Infrastruktur aufbauen wollen.

Das Angebot umfasst alle bekannten Office-Programme wie Word, Excel, PowerPoint, Access oder OneDrive. Gleichzeitig bietet es praktische Möglichkeiten zur Zusammenarbeit: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden, alle Kollegen haben Zugriff auf den Online-Speicher und mit Skype for Business ist das ganze Büro vernetzt.

Damit müssen Sie keine eigene IT mit kostspieligen Servern und Storage-Systemen aufbauen. Der gesamte Datenverkehr läuft über die leistungsstarke Hardware von Microsoft. Sie brauchen eigentlich nur eine Steckdose, einen Internetanschluss und einen Laptop zum Arbeiten. Das spart Geld, Ressourcen und Zeit.

Die 5 großen Vorteile von Office365

  1. Flexibilität und Wachstumsmöglichkeiten

    Sie können einfach zusätzliche Bandbreite hinzubuchen oder Ihren Speicherplatz flexibel erweitern. Ein neuer Mitarbeiter fängt bei Ihnen an? Mit wenigen Klicks richten sie ihm einen Arbeitsplatz und Firmenaccount ein. Und: es geht auch rückwärts. Temporäre Ressourcen sind bei monatlicher Abrechnung kein Problem.

  2. Absolute Preistransparenz

    Bei Microsoft Office365 zahlen Sie nur für die Angebote, die Sie nutzen. Sie zahlen eine monatliche Abogebühr, die abhängig von den Arbeitsplätzen und Features ist. Sie haben keine Anschaffungskosten oder große Summen, die Sie in die Instandhaltung der Hardware stecken müssen. Zusätzliche Supportkosten entstehen Ihnen nicht.

  3. Bekanntes Produktportfolio

    Wirklich jeder kennt Word, Excel und andere Office-Produkte. Das macht die Einarbeitung angenehm unkompliziert. Daneben bietet Microsoft zahlreiche Zusatzfeatures, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Zudem müssen Sie keine Updates herunterladen und installieren – das passiert vollautomatisch.

  4. Sichere E-Mail-Archivierung

    Die Server von Microsoft sind erheblich besser geschützt, als es Ihre Unternehmenshardware sein würde. Damit ist einem Crash mit daraus resultierendem Datenverlust unwahrscheinlich. Auch in Sachen Archivierung punktet Office365: Das integrierte Mailprogramm bietet Ihnen einen sicheren Speicherort, der dem deutschen Datenschutzrecht entspricht.

  5. Vertrauen in Microsoft

    Microsoft hat Erfahrung. Es gibt mittlerweile sogar viele Schulen, die komplett auf Office365 vertrauen und damit neue, potenzielle Kunden an das Angebot heranführen. Das Unternehmen genießt einen guten Ruf und hat sich mit der Zeit viel Vertrauen aufgebaut. Aber trifft das auf die Cloud-basierten Lösungen zu?

Wie steht es um den Datenschutz bei Office365?

Sie müssen sich klar sein, dass Sie bei Office365 Ihre Unternehmensdaten in die Hände von Microsoft geben. Natürlich sind die Server gut verschlüsselt, entsprechen allen Sicherheitsstandards – und doch gibt es da ein großes Problem:

Amerikanische Server und Programme unterliegen dem Patriot Act. Das erlaubt amerikanischen Strafverfolgungsbehörden den Zugriff auf alle Daten, die dort gespeichert werden. Spätestens seit dem NSA-Skandal ist außerdem bekannt: Viele Zugriffe wären nach deutschem Recht nicht legal. Eine Katastrophe für das deutsche Datenschutzrecht: Die Herausgabe von sensiblen Informationen hängt wie ein Damoklesschwert über dem Unternehmen. Aktuell laufen Gerichtsverfahren vor dem Supreme Court, in denen die USA Microsoft zur Herausgabe von Daten aus europäischen Rechenzentren auffordern. Microsoft seinerseits kämpft für eine sichere Lösung europäischer Kunden.

Als Alternative steht Ihnen Office365 Deutschland zur Verfügung: Dieser Service der Telekom arbeitet auf Basis des Office365-Technologie-Stacks. Bei Office365 Deutschland gibt es allerdings Einschränkungen: Teile des gewohnten Office365 Portfolios funktionieren nicht und der Service ist nach unserer Erfahrung weniger zuverlässig als das internationale Gegenstück. Insgesamt macht Office365 Deutschland den Eindruck, noch nicht ganz fertig zu sein.
 

Fazit: Sichere Alternativen zu einem umfassenden Service

Obwohl die Vorteile Office365 zu einem attraktiven Angebot machen, schaffen in den USA laufende Auseinandersetzungen zwischen Microsoft und der Regierung ein Risiko. Sollten die US-Behörden Zugriff auf die europäischen Server von Microsoft bekommen, wäre Office365 aus Datenschutzsicht nicht mehr tragbar.

Als gute Alternative für deutsche Unternehmen beweist sich das Managed-Exchange Hosting von regionalen Anbietern. Dabei wird auf Basis von Cloud-Ressourcen ein Exchange-Service zur Verfügung gestellt, der die volle Funktion eines hauseigenen Servers bietet. Bei dieser Variante bleiben die Zusatzfunktionen von Office365 auf der Strecke, allerdings werden Rechtsunsicherheiten und damit das Risiko für hohe Migrationskosten/ Turnarounds vermeiden.
Letztendlich liegt die Entscheidung beim Unternehmen. Alle Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile sowie Ihre Risiken. Eine pauschale Empfehlung halten wir also für unseriös. Unternehmen mit hohen Schutzkriterien – insbesondere solche bei denen Personaldaten per Mail verarbeitet werden – tun gut daran, auch die Risiken umfänglich zu betrachten. Gut beraten in die Cloud: Wir zeigen Ihnen den Weg!

 

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