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Microsoft-Teams: Chat-Software im Unternehmenseinsatz

05
Aug

2019
SENTINEL
Blog
- Aug 2019
- Keine Kommentare

Löst Microsoft Teams alle meine Probleme? Welches Kommunikationstool ist das Richtige, um bei der Digitalisierung nicht abgehängt zu werden? Diese beiden Fragen gehören zu den wichtigsten. Heute geben wir gute Antworten darauf.

Ist Microsoft Teams das salonfähige WhatsApp?

Google Hangouts, Skype, Zoom, Slack – an gehypten Kooperationstools fehlt es wirklich nicht. Und ein jedes hat seine treue Fan-Community. Was die neue Generation der Kommunikationstools aber auch deutlich macht, ist das Sterben der guten alten E-Mail. Jedenfalls hat sich hier Slack recht schnell den Ruf als „E-Mail-Killer“ erworben.

Aber es ist ja auch so: Früher waren wir sehr dankbar für die E-Mail, die uns einen sekundenschnellen Informationsaustausch ermöglichte, später wurde sie schnell zum „Brief-Killer“. Und nun soll es ihr ähnlich ergehen? Ja, das ist leider ihr Schicksal. Aber warum?

Die Minutes vom April-Meeting liegt in der E-Mail an Anna oder Patrick – oder auf dem USB-Stick

Die Zeiten, da wir täglich vier bis fünf E-Mails versendeten, sind passé. Wir arbeiten oft in kleinen Teams zusammen und tauschen uns über den Tag verteilt mit den Mitgliedern der verschiedenen Gruppen aus. Wer für diesen Austausch noch die gute alte -Mail einsetzt, wird Probleme haben, die verschiedenen Kommunikationsstränge auseinanderhalten zu können. Hier setzen die neuen Tools an und führen Nachrichten und Dokumente sortiert nach Projekten und lassen Informationen so wieder auffindbar und damit auch nutzbar werden.

 

Digitale Koommunikation ist vor allem auch Geschwindigkeit

Wenn Microsoft Teams anderen Tools eine Nasenlänge voraus ist, dann auch aus diesem Grund: die Geschwindigkeit der Kommunikation ist gestiegen. Oft zählt nicht die Form, sondern nur die Botschaft, der Inhalt der Nachricht und die schnelle Distribution in der Gruppe. So haben sich zuerst im privaten Bereich Chat-Programme wie WhatsApp rasch durchgesetzt. Einfach und schnell muss die Kommunikation erfolgen.

Doch an einer Stelle stoßen fast alle Chat-Tools und Konsorten an ihre Grenzen: die Teamkommunikation in der Digitalisierung muss

  • Unternehmensdokumente
  • Alle Medien von Voice bis Video
  • Tools von Drittanbietern bei externen Partnern
  • Mitarbeiter bei Geschäftspartnern

nahtlos einbeziehen können. Und da hat Microsoft aus den Erfolgen von WhatsApp, Slack & Co. gelernt und mit Microsoft Teams tatsächlich eine Lücke geschlossen.

Wie Microsoft Teams in Ihre Kommunikationslandschaft passt? Unsere Teams-Experten zeigen Ihnen gerne, wie einfach das geht. Rufen Sie ihn bitte jetzt an: 040/226163930.

 

Künstliche Intelligenz: Microsoft Teams hat es. Aber was leistet die KI?

Microsoft setzt KI ein, um die Planung von Meetings zu erleichtern. Welche Dokumente sind für das Meeting relevant? Microsoft Teams stellt den Teammitgliedern die passenden Dokumente bereit, sodass eine gute Vorbereitung des Meetings möglich wird. Doch KI wird noch mehr leisten können.

Microsoft Teams bringt jedoch nicht nur KI zum Einsatz. Mit einer leistungsstarken Spracherkennung übernimmt Microsoft Teams einen ungeliebten Job, nämlich jenen des Protokollanten. Die Abschriften der Meetings können automatisch erzeugt werden. Und: die Beiträge im Gespräch werden den einzelnen Sprechern zugewiesen… Clever…

Menschliche Intelligenz: Killing me softly

Menschliche Intelligenz ist nach wie vor unschlagbar. Menschlich ist es auch, den Menschen bei seinen Gewohnheiten abzuholen. Wer auf Microsoft Teams setzen möchte, kann sich eine Evaluationsphase gönnen, die dann in eine Migrationsphase münden kann – wenn man das so haben will.

So kann man beispielsweise Teams und Skype for Business koexistent benutzen. Man lernt so Microsoft Teams in Ruhe kennen und entscheidet selbst, ob, ab wann und wie schnell ein Wechsel stattfinden soll.

 

Was nichts kostet taugt auch nichts!

Dieses Vorurteil steckt tief in uns drin – obwohl wir schon ganz gerne mal einen satten Rabatt mitnehmen. Microsoft hält tatsächlich eine kostenfreie Variante von Teams bereit. Nicht für jedermann, aber gerade für kleine Unternehmen und Gruppen hat Microsoft dieses Angebot auf den Tisch gelegt. Gerade wer noch kein Office 365 Abonnement besitzt, soll hier angesprochen werden.

 

Wann brauche ich Microsoft Teams eigentlich wirklich?

Wer oft nicht sicher ist, auf welchem Wege er die wichtige Nachricht per Chat oder per Mail oder sonst wie erhalten hat, kann hier klar und deutlich mit „Sofort!“ antworten. Spätestens dann, wenn es um das Teilen von Dokumenten geht und auch um das gemeinsame Bearbeiten derselben, wird man zum „Zeitnah.“ tendieren.

Es ist auch die Vielzahl der kleinen Annehmlichkeiten und Vereinfachungen, die man nach einer Woche nicht mehr missen möchte.

  • Aufgaben und Dateien auch für eine kleine Teilgruppe in Ihrem Team vergeben.
  • Nie mehr stundenlang in Dateien, E-Mails, Chat-Threads und Voice-Mails suchen und kramen!
  • Mal eben schnell mit einzelnen Personen chatten.
  • Spontan eine weitere Gruppe einrichten, aber keine Diskussionen mit dem IT-Papst führen müssen.
  • Nie mehr „Und wenn unsere AD-Struktur das nicht zulässt?“
  • Freelancer im Projektteam und die Agentur mit ins Boot holen

Natürlich brauchen Sie Microsoft Teams nicht zum Leben. Aber wenn Sie es erst mal eingesetzt haben, werden Sie sich fragen, warum niemand früher auf diese smarte Produktidee gekommen ist.

Fragen Sie noch heute unsere Kollegen in der Disposition wann Microsoft Teams für Sie einsatzklar sein kann: 040/226163930.

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