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Mobiles Arbeiten: So führen wir die Arbeit 4.0 ein

15
Okt

2019
SENTINEL

Mobiles Arbeiten ist die Grundlage der Arbeit der Zukunft. Jeder Stakeholder knüpft hohe Erwartungen an die Arbeit 4.0, wie die neuen Konzepte auch genannt werden. Arbeitnehmer erhoffen sich eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, wenn die Arbeit zuhause im Home Office stattfinden kann. Arbeitgeber sehen eine nahezu permanente Erreichbarkeit der Mitarbeiter durch eine mobile Anbindung der Endgeräte der Mitarbeiter an das Unternehmen. Wenn die Welt nur so einfach strukturiert wäre. Mobiles Arbeiten benötigt Gestaltung, bringt auch für Unternehmen neue Herausforderungen mit sich.

Die Chancen der Mobilen Arbeit

Die Verbreitung mobiler Geräte macht mobiles Arbeiten tatschlich möglich. Deutsche Arbeitnehmer sehen selbst im Digital Workplace die Zukunft der Arbeit. Das ist nicht ungewöhnlich, denn laut einer Untersuchung der Bitkom arbeiten bereits 48% der festen Mitarbeiter der Unternehmen mit einem Computer. 35% der festen Mitarbeiter der Unternehmen nutzen bereits ein mobiles Gerät mit Internetzugang. Innerhalb von nur zwei Jahren stieg diese Quote um vier bzw. drei Prozent an. Neben Smartphones werden hier auch Tablets und Laptops genutzt.

In ihrer Enterprise Mobility Studie hat techconsult herausgefunden, dass ortsflexible Arbeitsplätze und dabei die technische Möglichkeit, die täglichen Arbeitsprozesse ortsunabhängig und effizient bewältigen zu können, die Arbeitsplatzwahl künftig massiv beeinflussen wird. Doch nicht nur auf die Attraktivität des Arbeitsplatzes wirkt sich die Möglichkeit des mobilen Arbeitens aus. Es gibt eine Reihe von Gründen, die für die Arbeit 4.0 sprechen.

Chance #1: Mobiles Arbeiten steigert die Effizienz

Mobiles Arbeiten verspricht also eine Effizienzsteigerung. Doch die Fachabteilungen der Unternehmen erwarten sich noch weitere Vorteile

Höhere Erreichbarkeit der Mitarbeiter
Vereinfachter Informationsaustausch zwischen Projektbeteiligten
Schnellere Abstimmungsprozesse
Dies ist gut für Unternehmen, denn in den Fachabteilungen ist Enterprise Mobility bereits akzeptiert. Dieser Akzeptanzvorschuss erleichtert die Einführung mobiler Strategien.

Chance #2: Enterprise Mobility beschleunigt Projekte

67% der HR-Mitarbeiter sind laut den Experten der techconsult davon überzeugt, dass Aufgaben und Projekte schneller abgeschlossen werden können, wenn das Unternehmen ein mobiles Arbeiten ermöglicht. Dazu gehört der mobile Zugriff auf benötigte Daten und die mobile Umsetzung der Arbeitsprozesse mit allen Aufgaben vom Zugriff auf das Internet bis zur Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen, Führen der E-Mail-Kommunikation, Instant-Messaging und Video-Conferencing.

Chance #3: Mobile Infrastruktur hält bereits Einzug

Glaubt man den Experten der Bitkom, dann werden die Verkaufszahlen der mobilen Geräte wie den Tablets in den nächsten Jahren weiter steigen. Eine der technischen Grundlagen für das mobile Arbeiten wird also bereits gelegt. Eine besondere Bedeutung kommt den Convertibles und Detachables zu, den Geräten, die sowohl als Tablet wie auch als Notebook eingesetzt werden können und die immer mehr Verbreitung finden.

Chance #4: Cloud wird Enabler des mobilen Arbeitens

Der schnelle und einfache Zugriff auf Daten und Anwendungen ist zwingende Voraussetzung für das mobile Arbeiten. Ob im Home Office, am Arbeitsplatz im Unternehmen oder auf Reise: die gewohnten Anwendungen müssen dem Arbeitnehmer genau dort zur Verfügung stehen, wo er sich gerade befindet. Diese ortsunabhängige Freiheit ermöglicht nur die Cloud . Unternehmen, welche aus anderen Gründen die Cloud bereits als Teil ihrer Infrastruktur eingeführt haben, werden den Einstieg in das mobile Arbeiten schneller und reibungsloser vollziehen.

Chance #5: Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Employer Branding?

Ist die Anwesenheit im Unternehmen mit festen Arbeitszeiten als enges Korsett abgelegt, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer von weiteren Effekten. Wer sich seine Arbeit unabhängig von Bürozeiten einteilen kann, kann nicht nur der Familie mehr Raum in seinem Leben einräumen. Auch der eigene Biorhythmus kann berücksichtigt werden.

Nicht nur die Produktivität steigt, was den Arbeitgeber freuen wird. Auch die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz wird höher sein, was den Arbeitnehmer freut. Das stärkt nebenbei die Bindung des Arbeitnehmers an das Unternehmen, macht letztlich das Unternehmen attraktiver. So trägt das mobile Arbeiten letztlich auch positiv zum Employer Branding bei.

Das Arbeitsergebnis zählt – und natürlich die Disziplin des Arbeitnehmers.

Die Aufgaben des Mobilen Arbeitens

So klar und leuchtend die Früchte des mobilen Arbeitens auf dem Tisch liegen, so klar ist ebenfalls, dass die Arbeit 4.0 auch die in das bestehende gesetzliche Regelwerk eingebettet werden muss. Gut für den Arbeitgeber: das Regelwerk hat bereits Bestand in der derzeitigen Arbeitswelt. Es muss nur noch in der Enterprise Mobility ausgerollt werden.

Aufgabe #1: Arbeitszeit und Arbeitsschutz

An erster Stelle greifen hier Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz und die Bildschirmverordnung. Hier muss auch zwischen Telearbeit (regelmäßiges Arbeiten von zu Hause) und dem mobilen Arbeiten (unregelmäßig und in Ausnahmefällen) unterschieden werden. Da der Arbeitgeber nur begrenzte Möglichkeiten hat, die Arbeitsumgebung im Privatbereich der Arbeitnehmer zu beeinflussen, ist der Anwendungsbereich der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) in Bezug auf Telearbeitsplätze im Wesentlichen auf Anforderungen für Bildschirmarbeitsplätze beschränkt. Dabei steht die Einrichtung und die Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes mit Mobiliar, sonstigen Arbeitsmitteln und der entsprechenden Hardware im Vordergrund. Wo gegen ein mobiler Arbeitsplatz nicht der Bindung an die ArbStättV unterliegt. Als Arbeitgeber muss man jedoch seinen Schutzpflichten dadurch gerecht werden, dass er organisatorische Maßnahmen trifft und seinen Beschäftigten klare Verhaltensanweisungen gibt. Die Arbeit 4.0 erfordert vertragliche Vereinbarungen für klare Regelungen.

Aufgabe #2: Datenschutz und Haftung

Mit der Arbeit im Home Office oder auch an anderen Orten außerhalb des Betriebs werden Fragen des Datenschutz laut. Die Datensicherheit erfordert technische Maßnahmen wie die Benutzung einer sicheren VPN-Verbindung für den Zugang und die Übermittlung der Daten.

Zusätzlich muss auch die Handhabung der Geräte, Anwendungen und Daten durch den Mitarbeiter vertraglich geregelt werden. Dies betrifft

die ausschließlich dienstliche Nutzung der Geräte und Software,
die sichere Aufbewahrung von Daten und Dokumenten,
die Nutzung ausschließlich vom Arbeitgeber freigegebener Software,
den Schutz von Daten und Anwendungen vor dem Zugriff durch Dritte,
das Durchführen von Datensicherungen auf den mobilen Geräten.
Neben der vertraglichen Regelung muss der Arbeitgeber durch Schulungen der Mitarbeiter ein Bewusstsein für die Besonderheiten der mobilen Arbeitswelt schaffen und ein tiefes Verständnis für die Notwendigkeiten der Vorgehensweise herbeiführen.

Auch hier wird der mobile Arbeitsplatz hinsichtlich des Datenschutzes vom Datenschutzbeauftragten besichtigt und auditiert werden müssen.

Aufgabe #3: Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeiten werden individueller werden können. Gerade deswegen werden alle individuell abgestimmten Arbeitszeitmodelle der mobilen Arbeit unter Beteiligung des Betriebsrats vertraglich fixiert werden müssen.

Die neue Form des Arbeitens ist ein individuelles Eingehen des Arbeitgebers auf den jeweiligen Mitarbeiter und sie erfordert viel Verantwortung und Disziplin sowie die Fähigkeit, in der Arbeitszeit technikbasiert zu arbeiten auf Seiten des Mitarbeiters.

Trotz und gerade auch wegen der individuellen Arbeitszeitmodelle müssen die Mindestpräsenzarbeitszeit und die technische Erreichbarkeit des Arbeitnehmers während der Arbeitszeit rechtzeitig verbindlich vereinbart und letztlich auch überwacht werden

Wird der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt wieder an den festen Arbeitsplatz im Betrieb zurückkehren? Wird es einen regelmäßigen Wechsel geben? Die Rückkehrgarantie zum betrieblichen Arbeitsplatz ist sicher ein wichtiger Punkt.

Aufgabe #4: Teilhabe an der Gesellschaft und das soziale Miteinander

Der allmorgendliche Plausch an der Kaffeemaschine entfällt. Wer mehr im Home Office oder von unterwegs arbeitet, verliert viele soziale Kontakte oder verringert diese zumindest stark. Dies kann auf manchen Mitarbeiter beflügelnd wirken – oder auch depressiv machen.

Hier ist der Arbeitgeber nicht nur bei der Fürsorgepflicht gefragt. Ein Mitarbeiter, der sich kurzfristig über sein Mehr an Freiheit freut, jedoch langfristig zur Vereinsamung und Depression neigt, wird gewiss keine Effizienzsteigerung liefern. Arbeitgeber werden hier auch in der Disziplin der sozialen Betreuung gefordert sein.

Aufgabe #5: Umsetzung und Kosten der Arbeit 4.0

Digitale Endgeräte ermöglichen künftig die Kommunikation und stellen eine tragfähige Arbeitsinfrastruktur bereit. Die Arbeitsablaufsteuerung wird von neuen Softwaretypen übernommen. Dokumente werden vorzugsweise papierlos zwischen Zentrale im Betrieb und dem mobilen Arbeitsplatz übertragen.

Wie wird die Umsetzung der mobilen Arbeit erfolgreich? Gut tut der Arbeitgeber, der seine Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess einbezieht. Möglichkeiten für den Arbeitnehmer, aktiv zu werden, gibt es genug. Vom Erarbeiten neuer Arbeitszeitmodelle bis hin zum „bring your own device“ oder den Vorlieben zur Desktop-PC oder Notebook als Endgeräte können Mitarbeitende Einfluss nehmen, was die Akzeptanz weiter erhöht.

Die finanziellen Kosten der Ausstattung des mobilen Arbeitsplatzes trägt der Arbeitgeber. Somit liegt es vor allem auch im Interesse des Arbeitgebers, mit den Geldern einen Arbeitsplatz hoher Akzeptanz für eine produktive Arbeitszeit zu schaffen.

Fragen Sie heute noch unsere Disposition: jetzt die 040/226163930 anrufen und erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen fit für die Arbeit 4.0 machen können.

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