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Erfolgreiche Kommunikation im Team

30
Jul

2020
SENTINEL
Blog
- Jul 2020
- Keine Kommentare

Ist es Ihnen schon aufgefallen? Durch Corona ist unser Denken rund um die Arbeit viel digitaler geworden. Und wir haben bemerkt, wie gut wir wirklich im Team arbeiten können und dass sich die deutsche Wirtschaft dieser Herausforderung stellt. Mit professionellen Tools konnte unsere Zusammenarbeit im Team auf einen neuen Level gehoben werden: Microsoft Teams, Slack und auch das umstrittene Zoom haben ganz massiv dazu beigetragen, dass wir standortunabhängig unsere Arbeit gemeinsam voranbringen können.

 

Was ist so neu an der Kommunikation im Team?

Zuerst einmal ist neu, dass die Kommunikation im Team jeden Zipfel unserer Arbeitswelt erfasst. Während Home Office früher meist bedeutete, dass man sich an bestimmten Tagen Arbeit mit nach Hause nahm, die man still und für sich alleine erledigte, hat die Arbeit Home Office eine neue Bedeutung erlangt. Man bearbeitet jetzt im Home Office auch und vor allem Aufgaben, die man eben nicht alleine löst, sondern bei deren Lösung man auf den Austausch mit anderen Teammitglieder angewiesen ist. Damit hat Home Office ein Upgrade erfahren, das neue Anforderungen an unsere Ausstattung stellt. Somit müssen wir im Home Office genauso im Team arbeiten und kommunizieren können, wie wenn wir im Unternehmen sitzen würden. Das ist neu und das legt die Messlatte für unsere technische Ausstattung neu fest.

 

Minimalanforderung: gleicher Wissensstand für alle Team-Mitglieder

Arbeitsergebnisse, Basis-Daten, Dokumenten und Informationen müssen allen Team-Mitgliedern jederzeit online zur Verfügung stehen. Alle diese Informationen müssen für alle im Team stets den gleichen Versionsstand aufweisen. Da darf es keine lokalen Versionen geben, die man „noch gleich hochlädt“. Alle Informationen müssen über Smartphone, Laptop, Tablet oder Desktop-PC abrufbar sein, stets identisch und gleichermaßen aktuell sein.

Gefragt sind hier cloudbasierte Plattformen für die virtuelle Teamarbeit und sogenannte Kollaborationstools für Kommunikation, Organisation und Wissensmanagement. Eine sehr bekannte und weitverbreitete Cloud-Lösung liefert uns die gerade beschriebenen Features: Microsoft Office 365. Was die Anwender von Office 365 sicher oft noch nicht erkannt haben: mit ihrer Entscheidung für die Microsoft Plattform haben sie unbewusst die Grundlage für professionelle Team-Arbeit der neuen Generation gelegt.

 

Nicht mehr wegzudenken: Video-Konferenzen

Vom montäglichen Standup-Meeting über den JourFixe bis zum Kundenbesuch haben eine ganze Reihe von Kommunikationsformen plötzlich nicht mehr stattfinden können – aber stattfinden müssen. Telefonkonferenzen leisten nicht das Gleiche, will man doch die anderen Gesprächspartner vor sich sehen um auch visuell ein Feedback zu erhalten. So haben sich schnell Videokonferenzen als Lösung etabliert. Mittlerweise gehört die Videokonferenz zum festen Kommunikationsrepertoire in Unternehmen.

Wie werden Videokonferenzen einfach möglich? Collaborationtools wie Zoom und Microsoft Teams schließen hier die Lücke. Während das Tool Zoom wegen Sicherheitslücken nicht unumstritten ist, konnte Microsoft Teams hier schnell punkten.

Microsoft Teams hat sich allerdings auch deswegen schnell als tragfähige Lösung erwiesen, weil es eine enge Verzahnung mit Outlook ermöglicht. Die Organisation von Video-Konferenzen ist hier nicht aufwändiger wie die Terminierung einer Besprechung in Outlook bisher.

 

Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: alle nötigen Dokumente für jeden im Zugriff

Das gründliche Vorbereiten eines Meetings ist nicht wirklich neu. Neu ist jedoch, dass es unter Umständen schwieriger sein kann, wenn man dies vom Home Office aus vornimmt. Umso wichtiger ist es, dass alle nötigen Dokumente einem jeden Team-Mitglied für das Meeting zur Verfügung stehen.

Hier offeriert Microsoft Teams die Möglichkeit, die wichtigen Dokumente für das Meeting zu bündeln und bereitzustellen. Alle Teilnehmer des Meetings haben einen gleichermaßen schnellen Zugriff auf die ausgewählten Dokumente. Das vereinfacht natürlich die Vorbereitung aller Team-Mitglieder enorm.

Nach dem Meeting muss man kein Protokoll per E-Mail versenden. Es wird schlicht dem Meeting angehängt. Alle Teilnehmer haben dann darauf Zugriff. Wer nach drei Wochen das Protokoll nochmals lesen möchte, muss keine Mails nach dem Protokoll durchsuchen. Er weiß, dass es dem Meeting angehängt wurde und findet das Protokoll dort vor.

 

Externe Team-Mitglieder einbinden

Team-Kommunikation im Unternehmen lässt sich natürlich nicht nur mit Microsoft Teams aufbauen. Auch andere Collaboration Tools leisten hier oft gute Dienste. An ihre Grenzen stößt man meist dann, wenn es darum geht, Gäste und generell externe Partner einzubeziehen.

Die Zusammenarbeit in Projektteams schließt mittlerweile jedoch mehr und mehr Personen ein, welche nicht im eigenen Unternehmen tätig sind. Auch sie müssen an Meetings teilnehmen können und müssen stets über den gleichen Wissensstand verfügen, wie alle anderen Team-Mitglieder.

Hier hat sich Microsoft Teams als universelle Schnittstelle des Unternehmens nach außen entpuppt. Die Einbindung von Gästen und externen Team-Mitgliedern bei Geschäftspartnern ist denkbar einfach und effizient. Wer eine E-Mail-Adresse besitzt, ist schon mit im Boot.

 

Arbeit 4.0 und der Team-Gedanke

Der Austausch mit den Team-Mitgliedern ist das Eine. Die Veränderungen, welche Arbeit 4.0 mit sich bringt ist das Andere. Schon die IDG-Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ förderte Veränderungen zu Tage. Knapp die Hälfte (47,7%) der Befragten beschäftigen sich nicht nur mit der Remote-Arbeit, sondern auch mit neuen Arbeitszeitmodellen. Weit über die Hälfte der Befragten (56,8%) haben ihren Fokus auf die Mobilität gelegt.

 

Welche Veränderungen der Arbeitswelt stehen an?

Die Beweggründe für den Ruf nach flexiblen Arbeitszeiten sind ganz unterschiedlich. Wer schulpflichtige Kinder hat, wird sich um sie kümmern wollen. Da gibt die Schule den Zeittakt vor und wenn die Kleinen zuhause sind, brauchen sie Aufmerksamkeit und Zuwendung. Gefragt sind Kommunikationstools und Prozesse, die diesen Unterbrechungen gerecht werden und eine – über den Tag verteilte – gute Effizienz ermöglichen. Setz man diese um, darf man eine gesteigerte Leistungsfähigkeit erwarten.

 

Was bedeutet Arbeit 4.0 für die Team-Kommunikation?

Je größer die Distanz und umso öfter die Kernarbeitszeiten unterbrochen werden, umso wichtiger wird die Koordination der Team-Mitglieder und der Austausch der Mitglieder untereinander. Beginnt ein Team-Mitglied seine Arbeit, muss ihm jede Änderung am Wissensstand des Teams sofort zur Verfügung stehen, muss es erkennen, was seit der letzten Arbeitsphase vorgefallen ist. Da ist es praktisch, wenn man den Gruppen-Chat in Microsoft Teams einsehen kann. Das geht schneller und ist wesentlich einfacher, als sich durch ein volles Postfach hindurchzuwühlen.

 

Vorzüge der Arbeit 4.0

Arbeit 4.0 liefert nicht nur Herausforderungen. Wer vom Home Office aus tätig ist, spart sich lange Anfahrtswege zur Arbeit. Und wenn man zwischendurch einen Click auf die Kleinen werfen kann, weiß man das gegenüber der klassischen Arbeit im Betrieb zu schätzen. Wer sein Memo im Café verfasst, nachdem er in Ruhe einen entspannenden Tee genossen und vielleicht einen netten Plausch mit dem Nachbartisch geführt hat, geht mit Sicherheit zufriedener in den Feierabend.

 

 

Das ist für die Zusammenarbeit im Team wichtig

Collaboration Tools helfen bei der Umsetzung der Projektarbeit. Doch noch wesentlich wichtiger als der Informationsaustausch und die Kommunikation auch zu benachbarten Teams und Managern ist die Projektorganisation. Hier braucht es einfache und verständliche Regeln, welche für alle Projektmitglieder Gültigkeit haben.

1. Zielvorgaben

Definieren Sie die Ziele des Projekts klar und transparent.

2. Vollständige Beschreibungen und Regelungen

Legen Sie die Aufgaben der Teams detailliert fest. Bestimmen Sie die Befugnisse der Team-Mitglieder klar und grenzen Sie auch die Verantwortungsbereiche der Mitglieder im Team gegeneinander ab. Beschreiben Sie , wie der Prozess der Zusammenarbeit stattfinden soll.

3. Teamleitung auswählen und ausstatten

Besetzen Sie die Rolle der Teamleitung sorgfältig. Legen Sie fest, welchen Verantwortungsbereich die Teamleitung hat. Regeln Sie auch deren Befugnisse.

4. Arbeitsablaufsteuerung

Legen Sie fest, wie einzelne Prozesse im Projekt geplant und gesteuert werden sollen. Dazu zählt auch, wer dies tun soll und wie es ablaufen soll.

5. Kommunikation definieren

Überlassen Sie den Fluss von Informationen nicht dem Zufall. Regeln Sie präzise und ggf. nach Rollen, wer im Team Informationen weiterzugeben hat, wann und mit wem Abstimmungen erfolgen und in welcher Weise und an welche Orten (virtuell oder real) dies zu geschehen hat.

6. Dokumentation von Entscheidungen

Werden Projektabschnitte abgeschlossen und Arbeitsergebnisse erzielt, muss dies dokumentiert werden. Das Gleiche gilt für Besprechungen und deren Ergebnisse.

7. Leistungsmessung

Legen Sie fest, wie Leistungen im Team gemessen werden sollen. Legen Sie auch fest, wie diese zu bewerten sind. Jedes Team-Mitglied benötigt ein einfaches Verfahren, sich selbst und seine Arbeitsergebnisse einschätzen zu können.

8. Das Miteinander und Konfliktlösungen

Regeln Sie, wie die Team-Mitglieder miteinander umgehen sollen. Stellen Sie auch Verfahren bereit, wie mit Konflikten umzugehen ist, die in fast keinem Projekt vermeidbar sind. Dies kann zum Beispiel eine Beschreibung von Verfahren zur Handhabung, die Benennung einer Schiedsstelle oder ein Eskalationsverfahren sein.

 

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