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Tech-Share: Outlook verbindet sich mit falschem Account (O365 statt anderem Mailanbieter)

12
Jun

2020
SENTINEL

Wie Sie Probleme mit Office 365 bei der Verwendung eines anderen E-Mail-Anbieters lösen

Die Problemstellung

Es ist nicht selten, dass ein von Ihnen als IT-Administrator betreutes Unternehmen einen anderen E-Mail-Anbieter als Office 365, z.B. 1&1 nutzt. Unter Office 365 wurde von dem Kunden dabei die 1&1 E-Mail-Adresse als Login Adresse hinterlegt. Die .onmicrosoft.de Adresse ist hierbei nur der Alias. Dies erleichtert zwar das Einloggen bei Word, Excel und anderen Anwendungsprogrammen. Jedoch kann dabei das Problem auftreten, dass Outlook versucht, sich beim Start automatisch mit Office 365 und nicht mit dem Drittanbieter zu verbinden. 

Die Lösung des Problems

Die Lösung dieses Problems nehmen Sie als Systembetreuer am sinnvollsten zweistufig mit folgenden Schritten in Angriff:

Die 1. Stufe: Vorbereitungsmaßnahmen auf dem eigenen Rechner 

Sie erstellen zunächst eine .XML-Datei und eine .json-Datei, die Sie später für den Rechner des Anwenders benötigen. 

Es hat sich bewährt, wenn Sie diese Schritte auf Ihrem eigenen Rechner ausführen, damit Sie saubere Dateien bekommen.

Allerdings brauchen Sie dazu das E-Mail-Kennwort des Kunden. Haben Sie dieses, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Programm Outlook. Der einfachste Weg ist es, unten rechts in der Taskleiste neben der Uhr das Outlook Logo zu suchen und aufzurufen.

2. Verwenden Sie die Tasten-/Maus-Kombination STRG + Rechtsklick und klicken Sie auf das Logo > E-Mail Auto-Konfiguration testen. 

3. Als nächstes geben Sie hier die E-Mail-Adresse und das Kennwort des Anwenders ein. Wichtig dabei ist: Unter > Guessmart müssen beide Haken RAUS. Es folgt der > Test.

4. Unter dem Reiter XML kommt als nächster Schritt > alles markieren und kopieren.

5. Sodann wechseln Sie zu: C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook\16

6. Dort öffnen Sie eine Datei, die ähnlich heißt wie: [email protected] 

7. Den gesamten bisherigen Inhalt dieser Datei löschen Sie und fügen stattdessen den Inhalt aus Schritt 4. dort ein. 

Sie SPEICHERN dies sodann UNTER C:\temp\[email protected] .

8. Gehen Sie jetzt mit der Tastenkopmbination Win + R > regedit zum Registrierungseditor (Registry).

9. Dort öffnen Sie den Pfad: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook \AutoDiscover.

10. Hier erstellen Sie einen neuen Reg_SZ Key mit dem Namen der Domain und dem Wert des Pfades der XML Datei. 

Als Beispiel für diesen Schritt, den Sie später mit den richtigen Daten des Anwenders ausführen, dient folgende Beschreibung:

a). Der Parametername ist bspw.: sentinel-it.de
b). Der Wert lautet: C:\temp\[email protected]

11. Als nächstes richten Sie das Outlook-Profil des Anwenders auf Ihrem Rechner unter Ihrem eigenen Outlook-Programm ein. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

a) Öffnen Sie die Systemsteuerung. Unter > Mail > Profile anzeigen > Hinzufügen geben Sie die Daten des Anwenders ein. 
b) Sodann bestätigen Sie das zu verwendenden Profil.

12. Unter C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook\16 sollte nun eine .json Datei mit folgendem Parameter liegen > [email protected] 

13. Die so geschaffenen Dateien 

a) [email protected] 
b) [email protected]

stellen Sie als nächsten Schritt nun auf dem Rechner des Anwenders zur Verfügung (per Mail senden und über OWA öffnen).

Die 2. Stufe: Arbeiten auf dem Rechner des Anwenders

Die folgenden Arbeiten führen Sie als zweite Stufe der Problemlösung direkt auf dem Rechner des Anwenders aus: 

1. Die Dateien unter vorstehendem Punkt 13 (.XML und .json) speichern Sie auf dem Rechner des Kunden unter C:\Users\USERNAME\AppData \Local\Microsoft\Outlook\16. 

2. Alle anderen etwaig dort vorhandenen Dateien können Sie entfernen. Um etwaigen Probelem vorzubeugen sollten Sie diese jedoch lieber zwischensichern! 

3. Gehen Sie nun mit Win + R > regedit zum Registrierungseditor (Registry).

4. Dort öffnen Sie den Pfad: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \16.0\Outlook\Profiles. 

5. Unter Profile löschen Sie alle bereits vorhandene Profile.

6. Wechseln Sie nun zur Systemsteuerung in die Rubrik > Alle Systemsteuerungselemente > Anmeldeinformationsverwaltung > Windows Anmeldeinformationen. 

7.Löschen Sie dort alle Anmeldeinformationen (außer es ist eindeutig NICHT Office).

8. Wechseln Sie jetzt erneut in die Registry mit Win + R > regedit. 

9. Öffnen Sie dort folgenden Pfad: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook \AutoDiscover. 

10. Erstellen Sie hier einen neuen Reg_SZ Key wie folgt:

a) Parametername: ExcludeExplicitO365Endpoint
b) Wert: dword:00000001 

11. Als letzten Schritt richten Sie nun das Outlook-Profil des Anwenders ein:

a) Wechseln Sie dafür wieder in die Systemsteuerung. Dort gehen Sie zu > Mail > Profile anzeigen > Hinzufügen.
b) Geben Sie hier die Daten des Anwenders ein und 
c) bestätigen SIe das zu verwendende Profil 

12. Wenn Sie Outlook nun starten, verbindet es sich automatisch mit dem richtigen Account. 

Ein Hinweis zum Schluss: Sollte der Kunde / das betreute Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt komplett auf Office 365 umstellen wollen, muss der vorstehende Punkt 10 aus dem Registrierungseditor des Anwenders wieder gelöscht werden.

Bei Fragen hierzu und bei auftretenden Problemen helfen wir von SENTINEL IT Ihnen gerne weiter. 040/226 16 39 70


In unserer Blog Serie “Tech-Share” stellen wir Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks vor. Eine 100%ige Garantie auf Erfolg können wir Ihnen allerdings nicht geben. Wir empfehlen immer Änderungen und Einstellungen von geschultem Fachpersonal durchführen zu lassen und vorab zu Testen bevor diese auf kritischen Systemen live gehen. Für Anregungen und Tipps sind wir immer dankbar. Wenn Ihnen keine eigene Fachkompetenz im Hause zur Verfügung steht und Sie hierbei Unterstützung benötigen, können Sie sich vertrauensvoll an unsere technischen Ansprechpartner wenden. 040/226 16 39-70

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